Постановление Руководителя Исполкома муниципального образования "Бугульминский муниципальный район" от 11.04.2014 N 388 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве"
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ БУГУЛЬМИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 апреля 2014 г. № 388
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОКАЗАНИЮ
ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ
В РАБОТЕ АРХИВОВ И ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг":
1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве.
2. П. 1.25 "Административный регламент предоставления муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве (Приложение N) Постановления руководителя исполнительного комитета Бугульминского муниципального района № 672 от 19.06.2013 "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг в новой редакции" считать утратившим силу.
3. Отделу информационных технологий исполнительного комитета Бугульминского муниципального района в течение трех рабочих дней со дня принятия указанного Постановления обеспечить его размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Бугульминского муниципального района Республики Татарстан.
4. Контроль за исполнением данного Постановления возложить на заместителя руководителя исполнительного комитета Бугульминского муниципального района по экономическим вопросам.
И.о. Руководителя
Исполнительного комитета
Бугульминского муниципального района
В.В.ГАРАФУТДИНОВ
Утвержден
Постановлением
Исполнительного комитета
Бугульминского муниципального района
Республики Татарстан
от 11 апреля 2014 г. № 388
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОКАЗАНИЮ ЮРИДИЧЕСКИМ
ЛИЦАМ МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РАБОТЕ АРХИВОВ
И ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям юридических лиц с муниципальной формой собственности в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве (далее - муниципальная услуга) по вопросам:
отбора документов (экспертизы ценности) в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовки их к передаче в муниципальный архив;
упорядочения (формирования, оформления и описания) дел постоянного хранения и по личному составу;
ведения учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
подготовки нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (положений, инструкций, примерных и индивидуальных номенклатур дел);
совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб юридических лиц - источников комплектования;
повышения профессиональной квалификации работников указанных служб (организации и проведения семинаров).
1.2. Получатели муниципальной услуги: юридические лица - источники комплектования муниципального архива (далее - заявитель).
1.3. Муниципальная услуга предоставляется Исполнительным комитетом Бугульминского муниципального района (далее - Исполком).
Исполнитель муниципальной услуги - Архивный отдел Исполкома (далее - Отдел).
1.3.1. Место нахождения Исполкома: г. Бугульма, ул. Гафиатуллина, д. 7.
Место нахождения Отдела: г. Бугульма, ул. Ленина, д. 98.
График работы Исполкома: ежедневно, кроме субботы и воскресенья, понедельник - четверг с 8.00 до 17.15, пятница с 8.00 до 16.00, обед с 12.00 до 13.00.
График работы Отдела: ежедневно, кроме субботы и воскресенья, понедельник - четверг с 8.00 до 17.15, пятница с 8.00 до 16.00, обед с 12.00 до 13.00. Приемные дни: вторник, четверг с 9.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00.
Проход по документу, удостоверяющему личность.
1.3.2. Справочный телефон Отдела: (85594) 4-54-60.
1.3.3. Адрес официального сайта Исполкома в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"): http://www.bugulma.tatar.ru.
1.3.4. Информация о муниципальной услуге может быть получена:
1) посредством информационных стендов о муниципальной услуге, содержащих визуальную и текстовую информацию о муниципальной услуге, расположенных в помещениях Исполкома, для работы с заявителями;
2) посредством сети "Интернет":
на официальном сайте Исполкома (http://www.bugulma.tatar.ru);
на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан (http://uslugi.tatar.ru/);
на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (http://www.gosuslugi.ru/);
3) при устном обращении в Отдел (лично или по телефону);
4) при письменном (в том числе в форме электронного документа) обращении в Отдел.
1.3.5. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается специалистом Отдела на официальном сайте Исполкома и на информационных стендах в помещениях Исполкома для работы с заявителями.
1.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон № 131-ФЗ);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ);
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон № 210-ФЗ);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;
Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 № 644 "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (далее - Закон РТ № 644);
Законом Республики Татарстан от 28.07.2004 № 45-ЗРТ "О местном самоуправлении в Республике Татарстан" (далее - Закон РТ № 45-ЗРТ);
Законом Республики Татарстан от 24.12.2007 № 63-ЗРТ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела" (далее - Закон РТ № 63-ЗРТ);
Уставом Бугульминского муниципального района (далее - Устав);
Положением об Исполнительном комитете Бугульминского муниципального района;
Положением об архивном отделе исполнительного комитета Бугульминского муниципального района (далее - Положение об отделе);
Правилами внутреннего трудового распорядка (далее - Правила внутреннего трудового распорядка).
1.5. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
источник комплектования - юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;
положение об архиве - документ, регламентирующий деятельность архива организации: задачи, функции, права, ответственность;
положение об экспертной комиссии - документ, регламентирующий деятельность постоянно действующей экспертной комиссии организации: задачи, функции, права, ответственность;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с Правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
экспертно-проверочная и методическая комиссия - комиссия, действующая при Главном архивном управлении при Кабинете Министров Республики Татарстан (далее - Управление) для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, включением их в состав Архивного фонда Республики Татарстан, определением в его составе уникальных документов, решения методических и практических вопросов в области архивного дела (далее - ЭПМК Управления);
запрос о предоставлении муниципальной услуги - заявление о предоставлении муниципальной услуги (далее - заявление). Заявление заполняется в произвольной форме, по установленному образцу или на стандартном бланке.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование требования к стандарту предоставления муниципальной услуги
Содержание требований к стандарту
Нормативный акт, устанавливающий государственную услугу или требование
2.1. Наименование муниципальной услуги
Оказание юридическим лицам с муниципальной формой собственности методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве
чч. 3, 5 ст. 4 Федерального закона № 125-ФЗ;
пп. 4.8, 4.9 Правил работы;
ст. 5 Закона РТ № 63-ЗРТ
2.2. Наименование органа местного самоуправления, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу
Исполнительный комитет Бугульминского муниципального района.
Исполнитель муниципальной услуги - Архивный отдел Исполкома
ч. 5 ст. 4 Федерального закона № 125-ФЗ;
Положение об отделе
2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги
Подготовка к согласованию ЭПМК Управления нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела: положений об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел (далее - Нормативные документы), утверждению (согласованию) описей дел постоянного, хранения, описей дел по личному составу (далее - Описи).
ч. 3 ст. 4 Федерального закона № 125-ФЗ;
пп. 4.8, 4.9 Правил работы
Оказанная организации методическая и практическая помощь в работе ее архива и по организации документов в делопроизводстве в вопросах:
экспертизы ценности архивных документов;
упорядочения архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив;
ведения учета архивных документов;
использования архивных документов;
формирования дел в делопроизводстве;
передачи структурными подразделениями организации дел в архив;
проведения семинаров в целях повышения профессиональной квалификации работников архивных и делопроизводственных служб
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
Методическая и практическая помощь, осуществляемая без выезда к заявителю - 3 дня <1>;
методическая и практическая помощь, осуществляемая с выездом к заявителю - 2 дня, даты выезда согласуются с заявителем;
организация и проведение семинаров - 16 дней, дата проведения семинара согласуется с заявителем
чч. 3, 5 ст. 4 Федерального закона № 125-ФЗ;
пп. 4.8, 4.9 Правил работы
2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, а также услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, подлежащих представлению заявителем
При устном обращении:
документы, удостоверяющие личность;
документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица.
При письменном обращении:
заявление о предоставлении муниципальной услуги на бланке юридического лица
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить
Предоставления документов, которые могут быть отнесены к данной категории, не требуется
2.7. Перечень органов исполнительной власти и их структурных подразделений, согласование которых в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, требуется для предоставления муниципальной услуги и которое осуществляется органом местного самоуправления, предоставляющим муниципальную услугу
Согласование муниципальной услуги не требуется
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
1. Несоответствие представленных документов перечню документов, указанных в п. 2.5 настоящего Регламента.
2. Наличие неоговоренных исправлений в подаваемых документах
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги
Нарушение Заявителем (его представителем) определенных в соответствии с пунктами 3.4.1, 3.4.3 Регламента сроков подачи проектов нормативных документов, Описей в Отдел
2.10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы
Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе
ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ;
ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 210-ФЗ
2.11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы
Предоставление необходимых и обязательных услуг не требуется
ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ;
ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 210-ФЗ
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления таких услуг
Максимальный срок ожидания приема получателя муниципальной услуги (заявителя) при подаче запроса и при получении результата не должен превышать 15 минут.
Очередность для отдельных категорий получателей муниципальной услуги не установлена
2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
В день поступления заявления
2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
Присутственное место оборудовано:
информационными стендами;
системой кондиционирования воздуха;
противопожарной системой и системой пожаротушения
2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
расположенность помещения в зоне доступности общественного транспорта;
наличие необходимого количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется прием документов от заявителей;
наличие исчерпывающей информации о способах, порядке и сроках предоставления муниципальной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах в сети "Интернет", на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Качество предоставления муниципальной услуги характеризуется отсутствием:
очередей при приеме и выдаче документов заявителям;
нарушений сроков предоставления муниципальной услуги;
жалоб на действия (бездействие) муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу;
жалоб на некорректное, невнимательное отношение муниципальных служащих, оказывающих муниципальную услугу, к заявителям
2.16. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
Имеется возможность подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг с последующим предъявлением оригиналов документов при получении услуги.
Заявление о предоставлении муниципальной услуги может быть направлено в форме электронного документа по электронному адресу: E-mail: arhiv.bugulma@tatar.ru
ч. 1 ст. 19 Федерального закона № 210-ФЗ
--------------------------------
<1> Здесь и далее длительность процедур исчисляется в рабочих днях.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве включает в себя следующие процедуры:
1) консультирование заявителя;
2) принятие и регистрация заявления;
3) оказание юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве;
4) выдача заявителю результата муниципальной услуги.
3.1.2. Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги представлена в приложении № 1.
3.2. Оказание консультаций заявителю
Заявитель вправе обратиться в Отдел лично, по телефону и письменно, в том числе по электронной почте, для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.
Специалист Отдела осуществляет консультирование заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в день обращения заявителя.
Результат процедуры: консультация заявителя.
3.3. Оказание юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве
3.3.1. Заявитель (его представитель) лично на бумажном носителе, в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо по почте почтовым отправлением подает (направляет) заявление.
3.3.2. При направлении заявления в электронной форме специалист исполкома, отвечающий за работу с обращениями граждан, поступающими через Интернет-приемную, регистрирует поступившее заявление и направляет в электронном виде в Отдел.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня с момента поступления запроса.
Результат процедуры: зарегистрированное заявление, направленное в Отдел.
3.3.3. Специалист Отдела, ведущий прием заявлений, осуществляет:
прием заявления и документов;
регистрацию заявления в журнале регистрации заявлений;
проверяет заявление и документы на наличие оснований для отказа в приеме документов, указанных в п. 2.8 настоящего Регламента.
При отсутствии оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 2.8 настоящего Регламента, специалист Отдела:
при предоставлении заявления заявителем лично извещает заявителя о присвоенном входящем номере;
при направлении заявления заявителем в электронной форме уведомляет заявителя в электронной форме о дате приема заявления, присвоенном входящем номере.
В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего Регламента, специалист Отдела уведомляет заявителя о наличии препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с письменным объяснением содержания выявленных недостатков в представленных документах.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 15 минут после поступления заявления (обращения заявителя).
Результат процедур: принятое и зарегистрированное заявление или документы, возвращенные заявителю.
3.4. Методическая и практическая помощь, осуществляемая без выезда к заявителю
3.4.1. Специалист отдела при обращении заявителя:
осуществляет консультирование, подборку нормативных актов и методических пособий по вопросам: организации работы архива, экспертной комиссии и делопроизводственной службы организации; составления проектов Нормативных документов, описей; экспертизы ценности, упорядочения архивных документов;
устанавливает дату представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
В случае обращения заявителя в письменной форме направляет подборку нормативных актов и методических пособий, сообщает письменно или по телефону о дате представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, Сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня после поступления заявления.
Результат процедур: представленные заявителю нормативные акты и методические пособия по теме запроса заявителя.
3.4.2. Заявитель (его представитель) лично на бумажном носителе, в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо по почте подает (направляет) проекты нормативных документов, Описей в Отдел в определенные в соответствии с пунктом 3.4.1 Регламента сроки.
3.4.3. Специалист рассматривает:
в соответствии с типовыми положениями положения об архиве и об экспертной комиссии;
в соответствии с установленными требованиями инструкции по делопроизводству;
номенклатуру дел организации: проверяет правильность оформления, полноту состава и соответствие утвержденным типовым перечням заголовков и сроков хранения включенных в нее дел;
Описи: проверяет правильность оформления описи, предисловия, годовых разделов и заголовков дел, полноту состава (в соответствии с номенклатурой дел) и соответствие срокам хранения включенных в опись дел;
Сведения о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 января текущего года.
При выявлении ошибок дает рекомендации по их устранению, согласовывает сроки доработки проектов документов.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: рекомендации по устранению ошибок, определение даты представления проектов Нормативных документов, Описей после их доработки и согласования экспертной комиссией Заявителя.
3.4.4. Заявитель (его представитель) лично либо по почте заказным почтовым отправлением подает (направляет) на бумажном носителе согласованные экспертной комиссией организации проекты нормативных документов, Описей в Отдел в определенные в соответствии с пунктом 3.4.3 Регламента сроки <2>.
--------------------------------
<2> Доработка и согласование ЭК организации нормативных документов и описей заявителя в срок предоставления муниципальной услуги не входят.
3.4.5. Специалист отдела:
проверяет полноту состава и качество оформления представленной документации;
составляет и представляет начальнику Отдела на подпись заключение муниципального архива для направления на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативных документов, Описей;
направляет на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: направленные на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива <3>.
--------------------------------
<3> Рассмотрение Управлением Нормативных документов, Описей осуществляется в соответствии с графиком проведения заседаний ЭПМК Управления и в срок предоставления муниципальной услуги не входят.
3.4.6. Специалист Отдела после поступления рассмотренных ЭПМК нормативных документов и Описей информирует заявителя о принятом решении ЭПМК Управления.
Вручает по прибытии представителя заявителя лично или направляет по почте заказным письмом заявителю Нормативные документы и Описи.
В случае отказа ЭПМК Управления в утверждении (согласовании) Нормативных документов и Описей к документации прилагает письменное указание ЭПМК Управления причины отказа.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента поступления Нормативных документов, Описей с решением ЭПМК Управления.
Результат процедур: извещение заявителя о результатах рассмотрения ЭПМК Управления Нормативных документов и Описей.
3.5. Методическая и практическая помощь, осуществляемая с выездом к заявителю
3.5.1. Специалист отдела по прибытии к заявителю изучает состав нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, состояние научно-справочного аппарата к архивным документам.
По результатам изучения осуществляет консультирование по вопросам: организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов Нормативных документов, Описей, описей дел долговременного сроков хранения.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации на конкретном примере показывает порядок их оформления, устанавливает дату представления заявителем в муниципальный архив проектов Нормативных документов, Описей.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех часов после прибытия специалиста Отдела к заявителю.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, и научно-справочного аппарата к архивным документам, установление сроков их представления в муниципальный архив.
3.5.2. Специалист отдела осматривает помещение архива организации. В случае выявления нарушений установленных требований к условиям хранения архивных документов дает разъяснения по созданию оптимальных условий хранения (требования к помещению и оборудованию архива, температурно-влажностному, охранному, световому, санитарно-гигиеническому режимам, режиму доступа; порядку размещения дел в архиве).
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: методическая помощь в создании оптимальных условий хранения архивных документов организации.
3.5.3. Специалист отдела изучает состояние учета архивных документов. В случае выявленных нарушений специалист отдела разъясняет порядок:
приема документов в архив от структурных подразделений организации;
ведения учета архивных документов в соответствии с установленными требованиями (составление паспорта архива; ведение книги учета поступления и выбытия документов и описей дел, журнала регистрации запросов организаций и граждан);
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив (экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве; составление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения);
организации розыска дел и оформлению ее результатов;
приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива (составлению актов приема-передачи, организации проверки наличия и состояния дел и оформлению актов по ее результатам).
В случае отсутствия или неправильного оформления документации показывает порядок оформления: актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения, проверки наличия и состояния дел, приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива; сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении учетных документов.
3.5.4. Специалист Отдела оказывает методическую и практическую помощь в организации использования архивных документов:
предоставляет перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива;
информирует заявителя о случаях ограничения доступа к архивным документам, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
разъясняет порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов; порядок выдачи документов исследователям, во временное пользование в структурные подразделения организации, порядок оформления заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок ведения книг учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации по организации использования архивных документов предоставляет образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, бланки-образцы заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, оказывает практическую помощь в оформлении книги учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного часа с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: предоставленный заявителю перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива, образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, записей в книге учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
3.5.5. Специалист отдела знакомится с организацией документов в делопроизводстве. В случае выявления отклонений от установленных требований разъясняет порядок:
формирования дел в делопроизводстве;
проведения ежегодной экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации и оформлению ее результатов;
передачи структурными подразделениями дел в архив организации.
После завершения процедуры на конкретном примере показывает порядок:
формирования дел в соответствии с номенклатурой дел в делопроизводстве, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения;
оформления дела при подготовке и передаче структурными подразделениями дел в архив организации (подшивка или переплет, оформление обложки, нумерация листов, составление заверительной надписи дела).
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех часов 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве, образцы актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения, оформленного для передачи в архив дела.
3.6. Организация и проведение семинара
3.6.1. При организации семинара специалист Отдела:
согласовывает с заявителем тему, дату проведения и состав участников семинара;
определяет темы докладов и состав докладчиков;
получает от докладчиков подтверждение об участии и согласует с ними темы их докладов.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления.
Результат процедуры: определение темы, даты проведения, докладчиков и участников семинара.
3.6.2. Специалист Отдела:
составляет и согласовывает с заявителем список участников семинара;
согласовывает с заявителем и осматривает место и помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.);
разрабатывает и согласовывает с заявителем программу семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: согласованные с заявителем программа, список участников и место проведения семинара.
3.6.3. Специалист Отдела:
извещает (телефонограммой, факсограммой, по электронной почте) участников о теме, месте и времени проведения семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: извещенные участники семинара.
3.6.4. На основе программы специалист Отдела:
оказывает методическую и практическую помощь докладчикам семинара (подбирает нормативно-правовой и методический материал к темам);
подбирает раздаточный материал (законодательные, нормативное правовые акты, методические пособия, установленные формы документов и т.п.) и организует его копирование для участников семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение 10 дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: готовые доклады и раздаточный материал.
3.6.5. В день проведения семинара специалист Отдела:
регистрирует участников семинара;
раздает раздаточный материал;
ведет семинар согласно программе.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня в день, согласованный с заявителем.
Результат процедуры: проведенный семинар.
4. Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги
4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя: выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение жалоб, проведение проверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги, подготовку решений на действия (бездействие) должностных лиц органа местного самоуправления.
Формами контроля за соблюдением исполнения административных процедур являются:
проведение правовой экспертизы проектов документов по предоставлению муниципальной услуги. Результатом экспертизы является визирование проектов;
проведение в установленном порядке проверки ведения делопроизводства;
проведение в установленном порядке контрольных проверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги.
Контрольные проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы органа местного самоуправления) и внеплановыми. При проведении плановых проверок могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или по конкретному обращению заявителя.
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела исполкома Бугульминского муниципального района Республики Татарстан.
4.3. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления и должностными регламентами.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. Начальник Отдела несет ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных процедур, указанных в разделе 3 настоящего Регламента.
4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством открытости деятельности Исполкома при предоставлении муниципальной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги и возможности досудебного рассмотрения обращений (жалоб) в процессе предоставления муниципальной услуги.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органов, предоставляющих
муниципальную услугу, а также их должностных лиц,
муниципальных служащих
5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование
5.1.1. Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование в досудебном (внесудебном) порядке действий или бездействий исполнительного комитета муниципального района, должностного лица исполнительного комитета, муниципального служащего исполнительного комитета.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Бугульминского муниципального района для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Бугульминского муниципального района для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Бугульминского муниципального района;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Бугульминского муниципального района;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.1.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу, или руководителю исполнительного комитета.
Жалоба может быть подана при личном приеме заявителя, направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Исполкома, Единого портала государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо Единого портала государственных и муниципальных услуг.
5.1.3. Срок рассмотрения жалобы - в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа исполнительного комитета муниципального района, должностного лица исполнительного комитета, муниципального служащего исполнительного комитета в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.1.4. Жалоба должна содержать следующую информацию:
1) наименование исполнительного комитета муниципального района, должностного лица исполнительного комитета, муниципального служащего исполнительного комитета, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) исполнительного комитета муниципального района, должностного лица исполнительного комитета, муниципального служащего исполнительного комитета;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) исполнительного комитета муниципального района, должностного лица исполнительного комитета, муниципального служащего исполнительного комитета.
5.1.5. К жалобе могут быть приложены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.
5.1.6. Жалоба подписывается подавшим ее получателем муниципальной услуги.
5.1.7. По результатам рассмотрения жалобы руководитель Исполкома (лицо, его замещающее) принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных исполнительным комитетом муниципального района, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.1.7 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.1.8. В случае удовлетворения жалобы руководитель Исполкома определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления руководитель исполкома в соответствии с частью 1 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по оказанию юридическим лицам
методической и практической помощи
в работе архивов и по организации
документов в делопроизводстве
БЛОК-СХЕМА
ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Специалист Отдела
Консультация
в день обращения
\/
Заявитель
Подача запроса о Осуществление
предоставлении помощи с выездом
муниципальной услуги и
документов \/
Принятие решения о Специалист
> порядке предоставления Отдела
услуги Изучение
\/ документов
3 часа
Специалист
Проверка, прием и \/
регистрация документов,
определение порядка Установление срока
предоставления услуги > предоставления
в день подачи заявления документов
Осуществление помощи без выезда
\/ \/
Специалист Отдела > Установление даты Специалист Отдела
Подборка нормативных Осмотр помещения
актов, установление даты 30 минут
представления документов
1 день
\/ \/
Заявитель Проекты описей Разъяснение
Представление проектов дел порядка хранения
документов, описей дел документов
\/ \/
Специалист Отдела > Направленные на Специалист Отдела
Проверка документов, утверждение Изучение
направление на документы состояния
утверждение экспертной документов 1 день
комиссией организации
1 день \/
Разъяснение
\/ порядка
оформления
Заявитель > Утвержденные документов
Представление документы
утвержденных документов \/
Специалист Отдела
\/ Организация
методической
Специалист Отдела > Заключение помощи
Подготовка и согласование 1 час
заключения
1 день
\/
\/ Разъяснение
порядка
Начальник Отдела > Заключение, использования
Подписание заключения и направленное в ГАУ документов
направление описей в ЭПМК РТ
ГАУ РТ 1 день \/
Специалист Отдела
Ознакомление с
\/ делопроизводством
3 час. 30 минут
Специалист Отдела > Извещение
Информирование заявителя заявителя \/
о результатах
рассмотрения описей ЭПМК Разъяснение
ГАУ РТ 1 день порядка ведения
делопроизводства
Рисунок 1. Оказание методической помощи
Специалист Отдела > Установление даты
Согласование темы и состав проведения
докладчиков, установление даты
проведения
1 день
\/
Специалист Отдела > Согласованный список
Согласование списка участников участников и место
семинара и места проведения проведения
3 дня
\/
Специалист Отдела > Извещение участников
Извещение участников о дате и месте семинара
проведения семинара
1 день
\/
Специалист Отдела > Подготовленные раздаточные
Методическая помощь докладчикам, материалы
подготовка раздаточного материала,
осмотр места проведения семинара
10 дней
\/
Специалист Отдела > Проведенный семинар
Регистрация участников, раздача
материалов, ведение семинара
в день проведения семинара
Рисунок 2. Проведение семинара
Приложение
(справочное)
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по оказанию юридическим лицам
методической и практической помощи
в работе архивов и по организации
документов в делопроизводстве
РЕКВИЗИТЫ
ОРГАНОВ И ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОКАЗАНИЮ ОРГАНИЗАЦИЯМ МЕТОДИЧЕСКОЙ
И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РАБОТЕ АРХИВОВ И ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
КОНТРОЛЬ ЕЕ ИСПОЛНЕНИЯ
Архивный отдел исполкома Бугульминского
муниципального района Республики Татарстан
Должность
Телефон
Электронный адрес
Начальник отдела
8 (85594) 4-54-60
Arhiv.bugulma@tatar.ru
Ведущий специалист отдела
8 (85594) 4-54-60
Arhiv.bugulma@tatar.ru
Специалист II категории отдела
8 (85594) 4-54-60
Arhiv.bugulma@tatar.ru
Исполнительный комитет Бугульминского
муниципального района Республики Татарстан
Должность
Телефон
Электронный адрес
Руководитель исполнительного комитета
8 (85594) 4-36-78
ispolkom.bugulma@tatar.ru
Управляющий делами исполнительного комитета
8 (85594) 4-42-44
Rozaliya.sofina@mail.ru
------------------------------------------------------------------